Administrasi Perkantoran

ADMINISTRASI PERKANTORAN

Pengertian administrasi perkantoran

Pengertian Administrasi Perkantoran terbagi atas dua yaitu pengertian administrasi perkantoran secara luas dan administrasi perkantoran secara sempit. Pengertian administrasi perkantoran secara luas adalah suatu kerja sama secara sistematis dan teroordinasi menurut pembagian tugas sesuai dengan struktur organisasi dalam mencapai tujuan secara efektif dan efisien. Sedangkan pengertian administrasi perkantoran dalam arti sempit adalah semua kegiatan yang bersifat teknis ketatausahaan dalam pelaksanaan pekerjaan operatif, penyediaan keterangan bagi pimpinan, dan membantu kelancaran perkembangan organisasi.

Menurut Para Ahli

a. Menurut Gie (2007: 3) yaitu :

“ Office management can be defined as the planning, controlling and organizing of office work and actuating those performing it so as to achieve  the predetermined objectivities. It deals with the life cycle of business information and data form their creation through their maintenance, distribution and retention, if of permanent value or destruction if obsolete ”.

(Manajemen perkantoran dapat didefenisikan sebagai perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakkan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan lebih dahulu. Ini bersangkut paut dengan peredaran hidup data dan keterangan perusahaan dri sejak penciptaannya melalui pemeliharaan, penyebaran dan penyimpanannya kalau memiliki nilai tetap atau pemusnahannya kalau usang ).

b. Menurut Mills (2001:4)  yaitu: Bagian dari proses manajemen yang berhubungan dengan institusi dan pelaksanaan prosedur yang digunakan untuk menentukan dan mengkomunikasikan program dan perkembangan kegiatan diatur dan dicek berdasarkan target dan rencana.

Karakteristik Administrasi Perkantoran

-Administrasi perkantoran memiliki perbedaan dengan tata usaha perkantoran. Terdapat faktor pembeda, mulai dari jenis kegiatan dan luas lingkup unit kerja sebagai tempat dalam pelaksanaan kegiatan. Untuk lebih jelasnya berikut karakteristik/ciri-ciri administrasi perkantoran...

a. Bersifat pelayanan (Service) pada semua pihak atau orang

Hal ini bermakna bahwa pekerjaan kantor umumnya merupakan dari pelayanan dan support untuk kegiatan organisasi.

b. Merembes dan dilaksanakan oleh semua pihak

Hal ini bermakna bahwa pekerjaan kantor berdampak pada unit-unit lain yang selalu hadir dan dilaksankan disetiap organisasi.

c. Hasil akhirnya berupa informasi

Informasi adalah keterangan-keterangan yang berisi data yang dapat dipercaya dalam kepentingan pihak tertentu. Pihak-pihak yang berkepentingan terhadap informasi yang berada di kantor lain; pimpinan, pemegang saham, pemerintah, masyarakat, dan karyawan organisasi dsb.

d. Bersifat memudahkan

Pekerjaan kantor merupakan alat katalisator yang memiliki bermacam-macam kegiatan dari setiap perusahaan dipersatukan.

e. Bersifat pengetikan dan penghitungan

Susunan perkerjaan kantor lebih banyak yang terdiri dari pekerjaan mengetik 

f. Dilakukan oleh semua pihak

Pekerjaan kantor tidak selalu dikerjakan dalam satu bagian yang beberapa kantor dikerjakan dalam tiap bagian perusahaan.

Tujuan Administrasi Perkantoran

Tujuan Administrasi Perkantoran - Umumnya, administrasi perkantoran merupakan pekerjaan kantor yang bertujuan menghimpin, mencatat, mengelolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam kegiatan kantor.

Tujuan-tujuan administrasi perkantoran adalah sebagai berikut...

a. Menghimpun, adalah suatu kegiatan-kegiatan yang mencari data, mengusahakan tersedianya segala informasi yang belum ada sehingga siap untuk digunakan jika diperlukan.

b. Mencatat, ialah kegiatan yang membutuhkan berbagai peralatan tulis informasi sehingga terwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirm, dan disimpan.

c. Mengolah, yaitu kegiatan yang mengolah informasi dengan maksud untuk menyajikan dengan bentuk yang lebih berguna

d. Menggandakan, adalah kegiatan yang menyampaikan dengan berbagai cara dan alat.

e. Mengirim, ialah kegiatan yang menyampaikan dengan berbagai cara dan alat yang informasinya terdiri dari satu pihak kepada pihak yang lainnya.  

f. Menyimpan, adalah kegiatan yang menaruh informasi dengan sejumalah cara dan alat dalam suatu tempat yang aman.

Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran

Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran - Ruang lingkup administrasi perkantoran mencakup dari kegiatan kantor dan saranan fasilitas kerja kantoran. Ruang lingkup administrasi perakantoran adalah sebagai berikut...

1. Kegiatan Kantor

Kegiatan kantor merupakan kegiatan yang selalu dilakukan dalam perkantoran dimana semakin luas tujuan perusahaan maka semakin besar pula kegiatan perkantoran yang dilakukan. Pada umumnya kegiatan perkantoran terdri dari beberapa kegiatan antara lain sebagai berikut..

a. Perencanaan Perkantoran (Office Planning), adalah proses menentukan arah kegiatan kantor, dengan peninjauan kembali terhadap faktor-faktor yang mempengaruhi tercapainya tujuan kantor. Perencanaan perkantoran terdiri dari

1). Perencanaan gedung

2). Tata ruang kantor

3). Penerangan/cahaya

4). Ventilasi

5). Perlengkapan peralatan dan perabotan kantor

6). Anggaran (budgetting) perkantoran

7). Standar kualitas kerja

8). Sistem informasi dan telekomuniktasi

b. Pengorganisasian Perkantoran (Office Organizing), adalah pengaturan sejumlah fungsi organisasi dengan fungsi-fungsi meliputi

Pembagian tugas dan pekerjaan untuk efisiensi dalam organisasi perusahaan

Pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan atasan maupun dengan bawahan

Penyediaan peralatan/perlengkapan yang tepat, sesuai dengan jenis pekerjaan untuk memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan.

c. Pengarahan Perkantoran (Office Actuating), Pengarahan perkantoran adalah suatu kegaitan yang meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja secara maksimal sesuai dengan target dan sasaran yang telah ditentukan serta untuk menciptakan lingkungan kerja yang sehat dan dinamis. Pengarahan perkantoran adalah sebagai berikut.

Ø Penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan pengawasan terhadap bawahan

Ø Penggunaan teknik yang efektif dalam memberikan motivasi terhadap bawahan

Ø Pemberian bantuan kepada karyawan dalam memecahkan masalah ketika karyawan menghadapi kesulitan dalam pekerjaan

Ø Penyatuan visi misi karyawan dan organisasi

Ø Perancangan cara komunikasi yang efektif dengan karyawan, untuk komunikasi antara atasan dengan bawahan agar sedianya dapat berjalan lancar.

Ø Penggunaan tolak ukur yang benar dan adil dalam pemberian gaji karyawan.

d. Pengawasan Perkantoran (Office Controlling), Pengawasan perkantoran adalah kegiatan yang mematikan bahwa sasaran dan perencanaan dapat berjalan sesuai dengan target yang ingin dicapai. Objek pengawasan perkantoran terdiri dari:

Ø Penggunaan peralatan dan perabot kantor

Ø Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor

Ø Kualitas pekerjaan kantor

Ø Pelayanan kantor

Ø Waktu

Ø Biaya perkantoran.

UNSUR - UNSUR ADMINISTRASI PERKANTORAN

    Unsur administrasi perkantoran adalah aktivitas terkecil dari kegiatan administrasi perkantoran yang mempunyai peran mewujudkan langkah pada proses administrasi perkantoran pada kegiatan penunjang pencapaian tujuan penyelesaian pekerjaan pokok organisasi kerja.

Unsur administrasi perkantoran bentuk fungsi manajemen perkantoran  dengan langkah - langkah kerja subtantif yang menunjang pekerjaan pokok organisasi kerja dengan memberikan layanan informasi/ keterangan dan pengelolaan sumber daya , serta penataan langkah - langkah  untuk mengefektifkan pencapaian tujuan pokok dari organisasi kerja.

Langkah - langkah yang terdapat pada unsur - unsur administrasi perkantoran merupakan bentuk layanan - layanan untuk mewujudkan langkah nyata membentuk aktivitas penyelesaian pekerjaan pokok satuan kerja/ organisasi kerja.

Unsur - unsur administrasi perkantoran terdiri dari   :

Ø Organisasi, merupakan tempat dan kerja sama langkah kerja dalam rangka mewujudkan tujuan penyelesaian pekerjaan yang telah ditetapkan sebelumnya. Organisasi  sebagai tempat terdiri dari gedung perkantoran dan ruang kerja yang dilengkapi fasilitas - fasilitas untuk penyelesaian pekerjaan kantor. Fasilitas - fasilitas tersebut meliputi perabotan kantor, mesin kantor dan perlengkapan ruang kerja yang dapat menjamin efektifitas penyelesaian pekerjaan kantor. Sedang organisasi sebagai proses kerja sama secara dinamis sekelompok personil kantor dalam mengelola data / informasi  untuk memberikan layanan kepada pegawai yang lakukan penyelesaian pekerjaan pokok organisasi. Organisasi  sebagai tempat berarti memiliki pengertian statis dan organisasi sebagai proses kerja sama  berarti memiliki pengertian secara dinamis dengan ciri - ciri  :

1. terdapat sekelompok orang

2. memiliki tujuan dan

3. terdapat kerja sama yang teratur.

Menejemen atau tata laksana , yaitu bentuk rangkaian kegiatan penataan secara teratur  agar pelaksanaan kegiatan administrasi perkantoran dilaksanakan secara teratur dan terkendali agar mencapai tujuan penyelesaian pekerjaan kantor sesuai dengan yang telah ditetapkan secara efektif. Dalam manajemen memiliki aktivitas - aktivitas antara lain : 1. perencanaan/ planing ,2. pengorganisasian / organizing, 3. actuating/ penggerakan, 4. controlling/ pengawasan. Perencanaan merupakan langkah kegiatan menyusun tujuan yang hendak dicapai, prosedur operasi standar untuk pedoman kerja, merencanakan sumber daya dan sdm, dsb. Pengorganisasian merupakan langkah menghimpun sumber daya dan sdm, dan dana yang diperlukan untuk melaksanakan proses penyelesaian pekerjaan kantor. Actuating merupakan langkah mengerahkan sumber daya dan personil untuk melaksanakan beban pekerjaan administrasi untuk menunjang pekerjaan pokok. Dan pengawasan adalah tindakan yang dilakukan secara sengaja untuk melakukan pengendalian agar tidak terjadi kesalahan atau untuk menyelaraskan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan, serta kegiatan ini dilakukan mulai dari perencanaa, pengorganisasian, dan actuating.

Ø Kepegawaian/ Personalia, merupakan bentuk aktivitas yang selalu berhubungan dengan pengelolaan sumber daya manusia yang diperlukan organisasi kerja yang meliputi : pengadaan pengawai, pengangkatan pegawai, pembinaan pegawai, penggajian dan pemberian kesejahteraan pegawai, serta pemberhentian pegawai

.

Ø Keuangan, merupakan kegiatan yang dilakukan terkait dengan pengelolaan anggaran untuk menunjang aktivitas penyelesaian pekerjaan kantor dan pokok organisasi kerja.

Ø Perbekalan/ Perlengkapan, merupakan kegiatan yang mengelola segala kebutuhan perabotan kantor, mesin kantor, alat tulis kantor, dan perlengkapan ruang kerja untuk membantu mewujudkan tujuan penyelesaian pekerjaan pokok yang telah ditetapkan

.

Ø Ketatausahaan/ kesekretariatan/ Pekerjaan kantor, merupakan aktivitas pengolahan informasi yang diperlukan untuk membantu proses penyelesaian pekerjaan pokok organisasi seperti mail handling, kearsipan, penanganan telepon, penggandaan dokumen, distribusi dokumen.

Ø Komunikasi/ Tata hubungang, yaitu kegiatan yang menyelenggarakan pendistribusian informasi pada proses penyelesaian pekerjaan pada organisasi kerja dalam rangka untuk terwujud intregritas/ kesatuan langkah pada penyelesaian pekerjaan kantor untuk menunjang penyelesaian pekerjaan pokok.

Ø Hubungan masyarakat/ public relation, kegiatan yang menghubungkan kepentingan internal organisasi kerja dengan eksternal organisasi kerja yang ada kepentingan dengan organisasi kerja atau sebaliknya. Kegiatan yang dilakukan terkait pengadaan data internal untuk pihak luar organisasi yang berkepentingan internal organisasi dan pengadaan data eksternal organisasi untuk kepentingan internal.

Azas-Azas Administrasi Perkantoran

      Prinsip Manajemen adalah suatu dasar/ azas bagaimana manajemen itu dilakukan agar  mendapatkan hasil yang maksimal, sehingga sesuai dengan kondisi yang diharapkan.

Frederick Winslow Taylor (Prinsip Manajemen Ilmiah) 1856 – 1915

1. Pengembangan metode-metode ilmiah dalam manajemen, agar, dapat ditentukan 

metode yang paling tepat/ terbaik untuk pelaksanaan setiap pekerjaan dapat ditentukan

2. Seleksi ilmiah untuk karyawan, agar setiap karyawan dapat diberikan tanggung      

jawab atas sesuatu tugas sesuai dengan kemampuannya

3. Pendidikan dan pengembangan ilmiah para karyawan

4. Kerjasama yang baik antara manajemen dan tenaga kerja.

Tata ruang kantor

Tata ruang kantor adalah pengaturan perabotan, mesin, dan sebagainya didalam ruangan yang tersedia. Ada beberapa ahli yang mendefinisikan tata ruang kantor diantaranya, sebagai berikut :

ØMenurut George Terry yang disadur pula oleh The Liang Gie menyatakan “Tata ruang kantor adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan dalam penggunaan ruang secara terperinci dari ruang ini untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak” (1988:200).

Ø Menurut Littlefield dan Peterson menyatakan “Tata ruang kantor dapat dirumuskan sebagai penyusunan perabotan dan alt perlengkapan pada luas lantai yang tersedia” (1956:117).

       

        tata ruang kantor disusun berdasarkan aliran pekerjaan kantor sehingga perencanaan ruangan kantor dapat membantu para pekerja dalam meningkatkan produktifitas. Selain itu pengaturan tata ruang kantor yang baik akan memberikan keuntungan-keuntungan, diantaranya :

Ø Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai, karena berjalan mondar-mandir yang sebetulnya tidak perlu.

Ø Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.

Ø Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien, yaitu suatu luas lantai tertentu dapat dipergunakan untuk keperluan yang sebanyak-banyaknya.

Ø Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh publik yang

 akan memenuhi suatu bagian tertentu. (The Liang Gie, 1983:162).

tujuan tata ruang kantor :

Ø Memperlancar jalannya pekerjaan yaitu segenap ruangan digunakan secara efesien untuk keperluan pekerjan

Ø Menambah semangat kerja pegawai

Ø Memberikan kesan yang baik bagi para tamu yang datang mengunjungi kantor

Ø Mempermudah pengawasan

C.    Manfaat Tata Ruang Kantor

Tata ruang kantor yang efektif akan memberikan manfaat sebagai berikut :

1.      mengoptimalkan penggunaan ruang yang ada secara efektif.

2.      Mengembangkan lingkungan kerja yang nyaman bagi pegawai.

3.      Memberikan kesan yang positif terhadap pelanggan perusahaan.

4.      Menjamin efisiensi dari arus kerja yang ada.

5.      Meningkatkan produktivitas kerja pegawai.

6.      Mengantisipasi pengembangan organisasi di masa depan dengan melakukan perencanaan layout yang fleksibel

Bentuk-bentuk tata ruang kantor:

I.  Tata Ruang Tertutup

Suatu tata ruang dikatakan terpisah-pisah atau tertutup apabila susunan ruang untuk bekerja terbagi-bagi dalam beberapa bagian.

Keuntungannya:

Ø Moral pekerja atau staf tetap terjaga.

Ø Pekerjaan yang sifatnya rahasia tetap terjaga.

Ø Menghindari gangguan dari pekerja satu ke yang lainnya.

Ø Pimpinan akan lebih tenang dalam mengerjakan tugasnya karena tidak terganggu oleh kegiatan para karyawan.

Kelemahannya:

Ø Pengawasan lebih sulit dilakukan karena terhalang oleh penyekat.

Ø Cahaya sulit masuk dan udara sulit beredar sehingga suasana lebih pengap dan gerah.

Ø Apabila diperlukan tukar tempat antara bagian yang satu dengan bagian yang lain sulit dilakukan dan sulit merubah ruangan.

Ø Apabila terjadi penambahan pegawai atau alat-alat kantorataupun perubahan mengenai proses penyelesaian suatu pekerjaan agak sulit menampungnya.

II. Tata Ruang Terbuka

Dalam susunan ini ruang yang dipergunakan untuk ruang bekerja tidak dipisah-pisahkan atau tidak menggunakan penyekat, tetapi semua aktivitasnya dilaksanakan pada satu ruang besar terbuka sehingga semua yang bekerja tampak mudah diamati dari satu sudut pandang.

Keuntungannya:

Ø Pengawasan lebih mudah dan efektif terhadap segenap pegawai.

Ø Hubungan antar pegawai cepat dan mudah.

Ø Memperlancar arus pekerjaan dari meja satu ke meja yang lain tanpa orangnya harus mondar-mandir meninggalkan tempat kerja.

Ø Cahaya mudah masuk dan udara mudah beredar.

Ø Mudah merubah ruangan.

Ø Perubahan organisasi menyebabkan perubahan tata ruang dapat dilayani dengan cepat dan luwes.

Ø Apabila terjadi penambahan pegawai atau alat-alat kantoragak sulit menampungnya, karena ruangan terbatas.

Kelemahannya:

Ø Dapat merendahkan moral atau staf. Karena cara hidup yang diawasi terus menerus.

Ø Akan mengurangi keamanan bagi pekerjaan rahasia.

Ø Pekerja akan kehilangan kepribadian.

Ø Apabila ada pekerja yang ngbrol dan bermalas-malas antar teman sekerja dapat menggangu yang lain.

Ø Peralatan kantor yang dapat menimbulkan suara gaduh akan menggangu pekerjaan lainnya yang membutuhkan ketenangan.

Ø Pimpinan lebih terganggu ketenangan kerjanya, jika dibandingkan dengan ruang tertutup.

III. TATA RUANG KANTOR SEMI TERTUTUP

Ruang kantor semi tertutup adalah ruang yang disekat hanya setinggi 1,5 meter.

Keuntungan ruang kantor semi tertutup adalah untuk menjaga privasi kerja

kerugian ruang kantor semi tertutup adalah perubahan tempat lebih sulit dilakukan.

D.    LINGKUNGAN FISIK KANTOR

Salah satu yang harus diperhatikan dalam perencanaan gedung atau fisik kantor adalah lokasi. Disamping itu faktor penting yang harus mendapat perhatian adalah faktor lingkungan, apabila kehadiran suatu kantor tidak dikehendaki oleh lingkungan masyarakat maka kantor tersebut tidak dapat bertahan lama dan akhirnya akan mati. Karena itu pula faktor lain yang harus diperhatikan, diantaranya:

   -  Pengembangan kantor dimasa yang akan datang.

   -  Gambaran perkembangan wilayah dimasa datang.

   -  Sumber tenaga kerja dan kebutuhan kantor.

    -  Udara yang bersih dan segar.

    -  Ongkos pemeliharaan yang rendah.

 -  Fasilitas-fasilitas angkutan yang lebih mudah.

E.     FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI TATA RUANG

1. Perencanaan Cahaya

Penerangan cahaya yang baik akan diperoleh beberapa keuntungan, diantaranya:

a. Hasil pekerjaan atau produktivitas bertambah.

b. Kualitas pekerjaan lebih baik.

c. Kesalahan-kesalahan berkurang.

d. Semangat kerja pegawai lebih baik.

e. Mengurangi ketegangan dan kelelahan.

f. Prestise lebih baik untuk perusahaan.

2. Perencanaan Warna

Dengan menggunakan warna yang tepat dan baik akan diperoleh keuntungan diantaranya:

a. Kantor menjadi tampak menyenangkan dan menarik pandangan

b. Mempunyai akibat yang tidak langsung terhadap efisiensi dan produktivitas  pegawai.

c. Mencegah kesilauan akibat cahaya yang berlebihan.

d. Memelihara kegembiraan, ketenangan dan semangat bekerja pegawai.

e. Mengurangi rasa tertekan sehingga pegawai merasa lega dan bebas.

Para ahli membedakan tiga warna pokok, yaitu:

a. Warna merah adalah warna yang menggambarkan panas dan kegembiraan dalam kegiatan kerja. Warna merah dapat digunakan bagi alat untuk merangsang panca indra dan jiwa agar semangat dalam melaksanakan suatu pekerjaan.

b. Warna kuning adalah warna yang menggambarkan kehangatan matahari dan berfungsi untuk merangsang mata dan syaraf, sehingga dapat menimbulkan perasaan riang gembira dengan melenyapkan perasaan tertekan.

c. Warna biru sebagai warna dari langit dan samudera yang menggambarkan ketentraman dan keluwesan. Warna ini mempunyai pengaruh mengurangi ketegangan otot-otot tubuh dan tekanan darah.